E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) 2025: Was gilt wirklich?
- Empfangspflicht ist aktiv: Seit dem 01.01.2025 muss JEDER Kleinunternehmer im B2B-Geschäftsverkehr elektronische Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) empfangen und 10 Jahre GoBD-konform archivieren können.
- Befreiung bei der Ausstellung: Kleinunternehmer sind nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin einfache PDFs versenden.
- Einfache PDFs als Beleg genügen nicht: Wenn Ihnen ein Lieferant eine E-Rechnung schickt, müssen Sie den maschinenlesbaren XML-Teil unverändert digital aufbewahren – Ausdrucken reicht steuerrechtlich nicht mehr!
1. Was regelt das Wachstumschancengesetz für Kleinunternehmer?
Mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Steuervereinfachung wurde die Definition einer Rechnung im deutschen Umsatzsteuergesetz grundlegend geändert. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Eine Rechnung ist nur dann eine elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 UStG).
Eine bloße E-Mail mit angehängtem Standard-PDF oder Scan gilt gesetzlich als „sonstige Rechnung“ und ist im reinen B2B-Geschäftsverkehr künftig nur noch im Rahmen von Übergangsregelungen zulässig.
2. Die Empfangspflicht: Warum Kleinunternehmer jetzt handeln müssen
Der Gesetzgeber hat für den Rechnungsempfang keine Übergangsfristen und keine Kleinunternehmerbefreiung vorgesehen. Das bedeutet: Wenn Ihr Telekommunikationsanbieter, Software-Lieferant, Großhändler oder Subunternehmer ab 2025 eine ZUGFeRD- oder XRechnung an Sie versendet, dürfen Sie diese nicht ablehnen.
Sie müssen technisch in der Lage sein:
- Die Datei entgegenzunehmen (z.B. per E-Mail).
- Die Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge) auszulesen und zu prüfen.
- Den XML-Datensatz unveränderbar für 10 Jahre nach GoBD-Vorschriften (§ 147 AO) zu speichern.
3. Müssen Kleinunternehmer selbst E-Rechnungen schreiben?
Nein. Der Gesetzgeber schützt Kleinunternehmer vor übermäßiger Bürokratie: Nach § 34a UStDV sind Rechnungen von Unternehmern, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € (ab 2025: 25.000 €) nicht überschritten hat, von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen.
Dennoch lohnt sich die freiwillige Ausstellung strukturierter ZUGFeRD-Rechnungen: Große Geschäftskunden und B2B-Auftraggeber fordern zunehmend standardisierte Rechnungen für ihre automatisierten Buchungssysteme an. Mit Devoreo können Sie Rechnungen mit dem gesetzlichen Kleinunternehmer-Hinweis („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“) mit einem Klick als ZUGFeRD 2.2 PDF erstellen.
4. Checkliste: Was Sie als Kleinunternehmer jetzt tun sollten
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